Vraagstelling

Een logistieke dienstverlener was op zoek naar expertise in Excel voor het volgende vraagstuk:

Situatie

Deze logistieke dienstverlener is gespecialiseerd in het vervoer van groente en fruit naar Oost-Europa en met name Rusland. Elke dag vertrekken er vele vrachtwagens naar deze gebieden. Elk transport wordt alleen toegelaten in het land van bestemming als alle transportdocumenten in orde zijn. Voorbeelden van documenten zijn Phyto, Digitaal TIR, CMR, Residu document, KvK, KCB, Safety doc en een kopie van de rekening voor de afnemer. Op een document staat per groente en fruit gespecificeerd b.v. wat de hoeveelheid is, de Engelse en Latijnse benaming en het land van oorsprong. Elk document heeft eigen voorschriften en opmaak. Een fout in een document kan betekenen dat de lading niet toegelaten wordt en als verloren beschouwd mag worden. De schade kan in dat geval snel oplopen tot wel 50.000 Euro. De transportdocumenten worden stuk voor stuk handmatig op de computer gemaakt. Het kost veel tijd en is foutgevoelig. De wens van de planner is om dit zoveel mogelijk te automatiseren.

Oplossing Exceltise

Model
In de eerste stap is bepaald welke informatie nodig is om alle documenten op te stellen. Veel dezelfde informatie wordt op meerdere plekken gebruikt. Alle orderinformatie moet makkelijk met de hand ingevuld kunnen worden omdat een koppeling met een ordersysteem niet mogelijk is.
Interface
De oplossing is gebaseerd op Excel en VBA. Met VBA kunnen wij de Excel oplossing uitbreiden met nieuwe oplossingsspecifieke functionaliteiten.
Aanmaken order
Het maken van een nieuwe order gaat door het vullen van een orderblad en een schutblad. Op het orderblad selecteert de gebruiker welke groente en fruit in de lading zit. Op het schutblad wordt algemene informatie ingevuld zoals b.v. ontvangende partij, afleveradres. Het invoeren wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt doordat de gebruiker kan kiezen uit keuzelijsten. De oplossing bevat alle statische productinformatie zodat de gebruiker deze ook niet zelf hoeft in te typen.
Aanmaken transportdocumenten
Nadat de order is aangemaakt zijn alle benodigde documenten binnen een seconde gereed om af te drukken. Er zijn controles opgenomen die de gebruiker informeren indien bepaalde aannamen niet geldig zijn. Dit zou kunnen duiden op een inconsistentie in een document.
Ondersteuning
De oplossing is al jaren in gebruik en wordt nog steeds dagelijks volop gebruikt. De Russische douane regels veranderen nog weleens op korte termijn. Binnen een aantal werkdagen zijn de veranderingen geïmplementeerd en is de klant weer up-to-date voor de nieuwe wetgeving. Na oplevering onderhoudt Exceltise de oplossing en implementeerde het diverse nieuwe wensen
Overige
Het was de wens van de klant om de oplossing op basis van Excel te doen in plaats van een database. Zij stellen het op prijs om een digitaal document te hebben met alle informatie zoals deze geldig was op het moment van aanmaken (prijsinformatie, adressen). Dit Excel bestand wordt toegevoegd aan het digitale dossier van de order.

Voordelen oplossing Exceltise

• Minder tijd nodig – van ruim een uur naar een aantal minuten
• Significante besparing FTE’s aanmaken douane documenten
• Lager risico op schade door onjuiste papieren
• Snelle aanpassing bij nieuwe wetgeving
• Gebruiker kan zich nu volledig concentreren op organisatie van transport