Vraagstelling

De afdeling Dealernetwerk van een bekende automobiel importeur zocht Excel expertise voor het volgende vraagstuk:

Situatie

Deze organisatie is een importeur van meerdere bekende automerken. Zij zijn bezig met het introduceren van een nieuwe dealerbedrijfsvergelijking. Het doel van de bedrijfsvergelijking is om de financiële ontwikkelingen in het dealernetwerk te kunnen volgen. Voor de dealer is het een middel om te leren op welke punten hij zijn bedrijfsvoering kan verbeteren. Elke dealer levert hiervoor maandelijks een export van het grootboekschema met de saldi aan. Aangezien er een nieuw systeem wordt geimplementeerd -met een nieuw rapportageschema- moeten alle grootboekrekeningen in het administratiesysteem van een dealer opnieuw toegewezen worden aan een regel in het rapportageschema. Uitgaande van circa 120 administraties en gemiddeld 500 grootboekrekeningen per rekeningschema betekent dit snel 60.000 rekeningen die gekoppeld moeten worden. De situatie is dat jaren geleden elke dealer werkte met hetzelfde grootboekschema maar dat er door de jaren heen veel indivdiduele wijzigingen zijn geweest Het belang van een juiste consistente koppeling is groot omdat hierop elke maand alle dealerrapportages en onderlinge vergelijkingen op worden gebaseerd.

Oplossing Exceltise

Uitgangspunten
De uitgangspunten bij het ontwikkelen van onze oplossing waren:

• - de dealer moet vertrouwen hebben in de uitkomsten;
• - probeer zoveel mogelijk werk intern en centraal te doen;

Als de dealer twijfels zal hebben over de uiteindelijke mapping zal het vertrouwen in de toekomstige rapportages niet groot zijn. Het is ook geen optie om een codetabel op te sturen naar de financiële administratie van een dealer met het verzoek om voor een bepaalde datum het rekeningschema met codes terug te sturen.

• 1. Verzamel alle grootboekschema’s van iedere dealer met de saldi van een maand

De medewerkers van de afdeling Dealernetwork vragen al hun dealers om een digitaal exportbestand aan te leveren. Het bestand bevat een rekeningnummer, omschrijving van de rekening, een saldi en een mappingskode met de huidige bedrijfsvergelijking. Alle digitale grootboekschema’s worden geïmporteerd in een database

• 2. Maak een voorstelmapping voor een grootboekschema

  De eerste paar rekeningschema’s worden door de medewerkers handmatig gekoppeld. Deze rekeningschema’s worden gebruikt als referentie voor de volgende rekeningschema’s Om een voorstelmapping te maken voor een nieuw grootboekschema wordt elke grootboekrekening vergeleken met de grootboekrekeningen die al gekoppeld zijn. Het vergelijken gebeurt op basis van rekeningnummer, gebruikte woorden in de omschrijving en de mappingscode van de huidige bedrijfsvergelijking. Hoe meer een rekening erop lijkt hoe hoger de score. Van de grootboekrekening met de hoogste score wordt de koppelingscode gekopieerd en gebruikt als voorstel

• 3. De financiële medewerker controleert de voorstelmapping
  

  Om een voorstelmapping te controleren wordt er een exploitatieoverzicht en balans uitgedraaid met de saldi. Hierin worden de saldi gebruikt die meegestuurd zijn door de dealer. De mapping wordt gecontroleerd door de uitkomsten van de exploitatiestaat ‘nieuwe’ stijl te vergelijken met de uitkomsten op basis van de ‘oude’ stijl. Dit gebeurt door in de presentatie de pagina op te delen in een linkerkant en een recherkant. De linkerkant is de rapportage ‘nieuwe’ stijl en de rechterkant is de rapportage ‘oude’ stijl. Onder elke rapportagepost wordt getoond welke grootboekrekeningen hieraan gekoppeld. Indien een grootboekrekening niet voorkomt aan de andere kant krijgt het een opvallende signalering. Ook wordt de rapportagepost van de ‘andere’ kant vermeld. Dit alles om de gebruiker er op te wijzen dat er een verschil in mapping is. Alle wijzigingen worden uiteindelijk verwerkt in de database

• 4. De financiële medewerker bespreekt de voorstelmapping met de dealer

Nadat de wijzigingen uit stap 3 zijn verwerkt in de database wordt dezelfde rapportage bestaande uit een exploitatiestaat en balans nogmaals uitgedraaid. De medewerker neemt het mee op zijn reguliere bezoek aan de dealer. De voorstelmapping wordt samen doorlopen.


De wijzigingen worden verwerkt. Het grootboekschema is nu gekoppeld aan het nieuwe rapportageschema. De dealer ontvangt een nieuwe rapportage met de definitieve mapping. Bij de verschillende stappen is gebruikt gemaakt van verschillende Office produkten. Een centrale Access database is gebruikt om de grootboekschema’s op te slaan. In Excel werden de berekeningen uitgevoerd om te bepalen welke grootboekrekening het beste ‘matched’ met de grootboekrekening van onderzoek. De rapportages zijn ook geïmplementeerd in Excel. Door gebruik te maken van VBA werd de data tussen de Access database en de Excel documenten getransfereerd.

Voordelen oplossing Exceltise

• Door centrale aanpak zo consistent mogelijke instellingen
• Vertrouwen bij alle partijen dat de mappings correct zijn
• Minimaal werk bij de dealer