Vraagstelling

Een internationale producent van liften en roltrappen stelde onze Excel experts de volgende vraag:

Situatie

Deze internationale producent ontvangt elke maand een verkoopprognose van ruim 65 verkoopkantoren. In de verkoopprognose wordt voor ieder product een inschatting gegeven van de afzet in de komende 12 maanden. Als alle 65 documenten ontvangen zijn worden al deze gegevens handmatig overgenomen in het masterdocument. Als alle documenten geimporteerd en geconsolideerd zijn wordt er handmaig per land een nieuw bestand gemaakt.Uiteindelijk wordt deze verstuurd naar het desbetreffende kantoor. Elke maand wordt dit tijdrovende en foutgevoelige preoces herhaald. Een voorzichtige inschattin geeft aan dat het proces maandelijks 2 werkdagen in beslag neemt.

Oplossing Exceltise

Model
In de eerste stap is het belangrijk om het datamodel vast te leggen. In deze case draait het om het vergelijken van informatie in twee bestanden (indvidueel bestand vs masterbestand). De informatie heeft betrekking op een afzet van een individueel produkt in een bepaalde maand. Deze afzet kan óf een realisatie zijn óf een (toekomstige) inschatting. In het oorspronkelijke bestand was de aanname dat informatie in de bestanden altijd in dezelfde cel wordt opgeslagen. Door het invoegen / verwijderen van een rij of kolom of sorteren van de datasheet van een bestand wordt deze aanname al gebroken waardoor er fouten optreden. Wij hebben de gegevens zodanig gestructureerd dat informatie in een bestand getraceerd kan worden doormiddel van uniek id-waarden. Hiermee is het niet nodig dat de locatie en volgorde van de records en columns in alle bestanden precies hetzelfde zijn.
Interface

De controller verzamelt alle ontvangen files en zet deze in een centrale folder. Het proces doorloopt alle excel verkoopplanningen. Per verkoopplanning wordt elke combinatie (productid, maandid, type { realisatie, inschatting} ‘gelezen’ en wordt dezelfde combinatie voor desbetreffende verkoopkantoor in de masterfile aangepast. Als een verkoopplanning klaar is wordt de file naar een folder voor verwerkte bestanden verplaatst. Indien productcombinaties niet te traceren zijn wordt de gebruiker ingelicht. Hij kan de bestanden nader controleren. Het proces wordt gestart middels 1 druk op knop waarna alle bestanden automatisch worden verwerkt. Dit scheelt de controller veel tijd en vervelend handmatig werk.

Voordelen oplossing Exceltise

• Kortere doorlooptijd
• Batch verwerking – niet continue supervisie nodig
• Minder foutgevoelig
• Verbeterde betrouwbaarheid uitkomsten
• Gebruiker kan zich nu volledig richten op analyse taak